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Flottenmanagement leicht gemacht

17.08.2021

Ob fünf oder 5000 Fahrzeuge: Die Aufgaben eines Fahrzeugmanagers beim Verwalten einer Flotte sind vielfältig. Kraftstoffverbrauch, Fahrtenbücher, Laufzeiten, Wartung, Reparaturen – das sind nur einige Parameter, die kontrolliert werden müssen. Dabei kann die Digitalisierung helfen. Oder eine ganz neue Mobilitätslösung, die dem Flottenchef einen Großteil der Arbeit abnimmt.

Die Corona-Pandemie hat das Arbeitsleben stark verändert: Viele Menschen arbeiten im Homeoffice, Meetings finden digital statt, viele Dienstreisen unterbleiben. Das „verteilte Arbeiten“ fordert von den Flottenchefs ein Umdenken, denn es hat konkrete Auswirkungen auf die Nutzung von Dienstfahrzeugen. Das zeigt eine Datenanalyse des  Berliner Fuhrparkmanagement-Spezialisten Vimcar: Legten Mitarbeiter in ihrem Dienstwagen von November 2019 bis Februar 2020 noch durchschnittlich 376 Kilometer pro Woche zurück, so waren es im gleichen Zeitraum ein Jahr später nur noch 297 Kilometer.

Die Arbeit der Fuhrparkmanager ist durch die eingesparten Kilometer aber nicht einfacher geworden – im Gegenteil. Die Krise zwingt viele Unternehmen zum Sparen, da muss auch in der Flotte stärker auf Kosteneffizienz geachtet werden. Routen müssen weiter optimiert, Auslastungs- und Einsparpotenziale stärker analysiert und genutzt werden.

Eingesparte Kilometer, doch der Arbeitsaufwand bleibt gleich

Und das neben den vielfältigen Aufgaben, die Fuhrparkverwalter ohnehin zu bewältigen haben: Sie müssen stets wissen, wo sich welcher Dienstwagen befindet. Sie müssen den Überblick über Kraftstoffverbrauch, Wartung und Reparaturen ebenso behalten wie über Laufzeiten oder Kilometerstände und Neubestellungen. Kosten überwachen, mit Lieferanten verhandeln, Verträge strukturieren, dabei stets rechtliche Vorgaben einhalten. Und sie müssen sich mit Werkstätten, Versicherungsunternehmen und Leasinganbieter koordinieren und absprechen.

Dazu kommen die Herausforderungen der Mobilitätswende: Nachhaltigkeitskriterien und CO2-Ausstoß müssen beachtet werden. Viele Unternehmen überlegen, ihren Fuhrpark auf E-Autos umzustellen. E-Bikes und Dienstfahrräder halten Einzug in manche Flotte. So wird die Verwaltung eines Fuhrparks, lange bevor eine große Fahrzeugzahl erreicht ist, zur komplexen Aufgabe.

Unvollständige Fahrtenbücher müssen nicht sein

Diese Anforderungen zu bewältigen, kostet Zeit: Zwischen drei und zehn Wochenstunden muss eine Fuhrparkverwaltung auch in kleinen und mittleren Unternehmen aufwenden, wie Vimcar in einer Studie über das Bauhandwerk ermittelt hat. Meist sind mehrere Kollegen und Kolleginnen mit Aufgaben wie Schadenmanagement, Fahrtenbuchführung oder Routenplanung beschäftigt. Am meisten Zeit verschlingen dabei das Schadenmanagement, die Planung und Dokumentation der Routen, die Live-Ortung der Dienstautos sowie die Verwaltung des Kraftstoffverbrauchs. Mehr als 60 Prozent der Befragten gaben an, dass analoge Fahrtenbücher oft unzureichend geführt werden. Jedes zweite Unternehmen beklagte, dass Tankbelege unvollständig erfasst würden. 

Ob Fahrtenbuch, Fahrzeugbuchung oder Service: Mit einer Software für die Flottenverwaltung können auch Fahrer in Arbeitsprozesse eingebunden werden. Foto: © Ford
Ob Fahrtenbuch, Fahrzeugbuchung oder Service: Mit einer Software für die Flottenverwaltung können auch Fahrer in Arbeitsprozesse eingebunden werden. Foto: © Ford

Die Software, die die Arbeit erleichtert

Eine Software statt vieler Exceltabellen oder Ordner voll abgehefteter Tankbelege: Noch werden in vielen Unternehmen unterschiedliche Systeme und Programme für die unterschiedlichen den Fuhrpark betreffenden Daten genutzt. Wenn für das Abwickeln eines Schadens oder die Anschaffung neuer Dienstwagen Unterlagen gebraucht und Angebote geprüft werden müssen, Kalendereinträge erstellt oder unterschiedliche Tabellen und Listen gepflegt werden müssen, müssen Daten oft aufwändig herausgesucht werden.

Eine auf die Bedürfnisse der Flottenverwaltung zugeschnittene Software bietet eine gemeinsame Datenbank, auf die das Fuhrparkteam gemeinsamen Zugriff hat: Daten können über ein digitales Archiv abgerufen und ausgewertet werden – egal, ob sie Fahrzeugbuchung, Abrechnung, Dokumentation oder Service betreffen. Auch Fahrer können in Arbeitsprozesse eingebunden werden und alle relevanten Informationen unter allen Beteiligten effektiv ausgetauscht werden. Prozesse können automatisiert werden, Optimierungs- und Einsparpotenzial wird sichtbar. Handschriftliche Fahrtenbücher zum Beispiel gehören der Vergangenheit an: Per Handflächenbewegung über die Oberfläche einer Telematik-Box kann der Fahrer vom Programm registrieren lassen, ob er eine Privat- oder Dienstfahrt unternimmt.

Das Berliner Start-up Vimcar zum Beispiel bot zu Beginn ein elektronisches Fahrtenbuch. Heute lassen sich durch kombinierbare Softwaremodule auch Routendokumentation, Disposition der Fahrzeuge und Tankkarte verwalten. Transaktionen werden über Schnittstellen automatisch in die Software eingepflegt, so fallen beispielsweise hohe Tankkosten schnell auf. Bis zu 10.000 Euro und 25 Prozent Zeitaufwand  kann der Einsatz einer Fuhrpark-Software pro Jahr einsparen, hat der Dienstleister ermittelt.

Der Schweizer Software-Anbieter Avrios bietet eine Plattform, die Daten unabhängig von Format oder Quelle mittels lernfähiger Software automatisch aufbereitet und Handlungsoptionen anbietet. Zum Beispiel wird sichtbar, ob das tatsächliche Nutzungsverhalten der Fahrzeuge sich mit den Leasingbedingungen deckt. So können teure Nachzahlungen für zu viel gefahrene Kilometer vermieden werden.

Viele Dienstfahrzeuge, vielfältige Aufgaben für das Fuhrparkmanagment: Einteilung der Dienstfahrzeuge, Übersicht behalten über Kraftstoffverbrauch, Fahrtenbücher, Laufzeiten oder Kilometerstände sowie Wartung und Reparaturen. Foto: © BMW
Viele Dienstfahrzeuge, vielfältige Aufgaben für das Fuhrparkmanagment: Einteilung der Dienstfahrzeuge, Übersicht behalten über Kraftstoffverbrauch, Fahrtenbücher, Laufzeiten oder Kilometerstände sowie Wartung und Reparaturen. Foto: © BMW

Automatische Schadenserkennung

Neu ist auch das Schadenanalyse- und Kalkulationstool „FastTrackAI“ der Deutschen Automobil Treuhand (DAT). Ob Kotflügel, Stoßstange, Felgen oder Türgriffe: Die Künstliche Intelligenz (KI) namens "DAT7XM" soll auf Fotos automatisch einzelnen Karosserieteile von Fahrzeugen mit Beschädigungen erkennen. Nutzer identifizieren das Auto, das analysiert werden soll, per VIN oder Nummernschilderkennung – einfach mit dem Smartphone. Die Software gibt vor, welche Fotos aus welcher Aufnahmeperspektive gemacht werden soll und analysiert jeden Schaden am Fahrzeug automatisiert. Der Nutzer erhält daraufhin eine erste Kalkulation der Reparaturkosten und eine Restwertprognose.

Eine Rechnung – viele Dienstleistungen

Auto Flat, Car Subscription, Auto Abo oder Auto All-Inclusive: Viele Bezeichnungen für ursprünglich aus den USA stammendes Mobilitätsangebot, das Fuhrparkleitern Arbeit abnimmt. Bisher wird diese Lösung von Flottenmanagern zwar kaum verwendet – Umfragen für das DAT-Barometer im Juli 2021 ergaben, dass nur 21 Prozent der befragten Flottenchefs Auto-Abos als Alternative zum Leasing sehen. Das könnte auch daran liegen, dass 59 Prozent der Umfrageteilnehmer sich noch nicht über das Modell Auto-Abo informiert haben.

Dennoch bietet das Auto-Abo allerlei Vorteile: Flottenverwaltern wird die Fahrzeugzulassung abgenommen und auch um Versicherung, Kfz-Steuer, TÜV, HU oder AU müssen sie sich nicht mehr kümmern. All das übernimmt der Aboservice. Auch Wartungskosten und Werkstatt-Untersuchungen sind im monatlichen Betrag einbegriffen. Nur die Benzinkosten müssen selbst getragen werden. Zudem kann bei vielen Anbietern das Auto während der Abozeit gewechselt werden. Einfacher Zugang zu unterschiedlichen Fahrzeugen und vorhersehbare Kosten bei der Abrechnung, Flexibilität, uneingeschränkte Verfügbarkeit und Unabhängigkeit von langen Laufzeiten sind die Vorteile eines Auto-Abos.

Vive la car ist zum Beispiel ein Anbieter einer Auto-Flat. Ab 169 Euro im Monat kann ein Auto dauerhaft gemietet werden. Für die Flotte können Fahrzeuge unterschiedlicher Klassen gewählt werden, zum Beispiel von IAA MOBILITY-Austellern. Mini Cabriolet, Hyundai i30 oder BMW X4 sind hier verfügbar. Ebenso Hybridwagen von Kia oder der Citroën C5. Mit dem Hyundai Ioniq ist auch ein reines E-Auto im Angebot. ViveLaCar bietet Businesskunden an, ihren Fuhrpark flexibel an ihre Bedürfnisse anzupassen – auch dann, wenn zum Beispiel nur saisonal ein Auto gebraucht wird. Hauptvorteile von Auto-Flats: Monatliche feste Raten erleichtern eine transparente Kostenkalkulation. Und die Zeitersparnis für die Organisation von Reparaturen oder Wartung ist unbezahlbar.

Dank intelligenter Vernetzung und neuer Prozesse wird Fuhrparkmanagern trotz steigender Anforderungen die Arbeit erleichtert – nicht nur in großen, sondern auch in kleineren Unternehmen.

(Aufmacherfoto: © Volkswagen AG)

Die IAA MOBILITY wandelt sich von einer reinen Autoshow zur internationalen Mobilitätsplattform mit vier Säulen: Dem Summit, der Conference, der „Blue Lane“ und dem innerstädtischen Open Space. Unter dem Motto „What will move us next“ steht sie für die digitale und klimaneutrale Mobilität der Zukunft. Vom 7. bis 12. September 2021 kommen die Auto-, Fahrrad- und Tech-Industrie auf der IAA MOBILITY in München zusammen.